Handbuch
Alles, was ihr
wissen müsst.
Von den ersten Schritten bis zu technischen Details — das vollständige SIAI-Handbuch mit Suchfunktion.
Inhalt
Kapitelübersicht
Erste Schritte
CRM & Kundenverwaltung
Events & Seminare
Finanzen
Kommunikation
Marketing & SEO
Dozenten & Netzwerk
System & Technik
Häufige Fragen
Kapitel 1
Erste Schritte
Was ist SIAI?
SIAI (SEMINAR-INSTITUT Artificial Intelligence) ist das intelligente Betriebssystem der SIAI Union Group. Es verbindet alle Geschäftsbereiche — CRM, Events, Finanzen, Marketing, Kommunikation — zu einem nahtlosen System. 221 aktive Workflows, 33 KI-Skills und 296 Datenbank-Tabellen arbeiten rund um die Uhr zusammen.
Dashboard-Zugang
Das Dashboard ist erreichbar unter review.seminar-institut.de/dashboard-v3/heute. Meldet euch mit eurem Benutzernamen und Passwort an. Bei Problemen: Ali Reza kontaktieren für Passwort-Reset. Die Session läuft nach 24 Stunden ab.
Rollen und Berechtigungen
Es gibt drei Rollen: Admin (voller Zugriff auf alle Bereiche und Einstellungen), Operator (CRM, Events, Finanzen, Feedback — die operative Steuerung) und Test (nur für automatisierte Tests). Jede Rolle sieht nur die relevanten Dashboard-Bereiche.
Kapitel 2
CRM & Kundenverwaltung
Kontakte und Firmen
Alle Kontakte und Firmen werden zentral in SeaTable verwaltet und automatisch mit dem Dashboard synchronisiert. Über die Firmen-360°-Ansicht seht ihr alle Buchungen, Angebote und Interaktionen einer Firma auf einen Blick. Duplikate werden automatisch erkannt und zur Zusammenführung vorgeschlagen.
Angebote erstellen
Neue Angebote werden in SeaTable angelegt. Das System generiert automatisch eine Angebotsnummer, erstellt die PDF und versendet sie per E-Mail. Follow-Up-Erinnerungen werden nach 3, 7 und 14 Tagen automatisch ausgelöst, wenn keine Rückmeldung erfolgt.
Ticket-System
Kundenanfragen werden als Tickets verarbeitet. Der Button "Vorlage anwenden" füllt automatisch die Antwort mit personalisierten Platzhaltern (Anrede, Firma, Event etc.). Der Workflow ersetzt 10 Platzhalter und bereinigt automatisch Formatierung und Unicode-Zeichen.
Kapitel 3
Events & Seminare
Buchungsprozess
Online-Buchungen werden vollautomatisch verarbeitet: Teilnehmer:in anlegen → Kontakt verknüpfen → Bestätigung senden → Rechnung erstellen → Einladung planen. Der gesamte Prozess dauert unter 60 Sekunden und erfordert kein manuelles Eingreifen.
Einladungen & Materialien
7 Tage vor dem Seminar erhalten alle Teilnehmer:innen automatisch eine Einladung mit Zugangsdaten, Anfahrtsbeschreibung und Vorbereitungsmaterialien. Am Tag vor dem Seminar folgt eine kurze Erinnerung.
Garantietermine
Events werden automatisch als Garantietermine markiert, wenn die Mindest-Teilnehmerzahl erreicht ist. Der Workflow prüft dies regelmäßig und aktualisiert den Status im System. Diese Information ist auch im Dashboard sichtbar.
Feedback & Evaluation
24 Stunden nach dem Seminar wird automatisch ein Evaluierungslink per E-Mail versendet. Die Ergebnisse werden dem Event und dem Dozenten-Profil zugeordnet und im Dashboard als NPS-Score angezeigt.
Kapitel 4
Finanzen
Rechnungen
Rechnungen werden automatisch nach Buchungsbestätigung erstellt. Das System vergibt fortlaufende Rechnungsnummern, berechnet die korrekte USt. und versendet die PDF per E-Mail. Der Status (offen, bezahlt, überfällig) wird im Dashboard live angezeigt.
Mahnwesen
Das 3-Stufen-Mahnwesen funktioniert automatisch: Tag 14 — freundliche Erinnerung, Tag 30 — formelle Mahnung, Tag 45 — letzte Mahnung mit Eskalation an die Geschäftsleitung. Jeder Schritt wird protokolliert und im Dashboard nachverfolgbar.
Cashflow-Übersicht
Das Finance-Dashboard zeigt den aktuellen Cashflow: ausstehende Zahlungen, überfällige Rechnungen, Umsatztrends und DSO (Days Sales Outstanding). Filter nach Zeitraum, Kunde und Status sind verfügbar.
Kapitel 5
Kommunikation
E-Mail-System
Alle E-Mails laufen über die Microsoft Graph API. Eingehende Mails werden automatisch kategorisiert und dem richtigen Workflow zugewiesen. Für häufige Anfragen erstellt die KI einen Antwort-Entwurf, der vor dem Versand geprüft wird.
Textvorlagen
Textvorlagen mit 10 Platzhaltern (Anrede, Vorname, Nachname, Firma, E-Mail, Betreff, Event-ID, Thema etc.) werden automatisch befüllt. Der Workflow bereinigt Unicode-Anführungszeichen, Doppelleerzeichen und Satzzeichen. Anwendung per Button "Vorlage anwenden" im Ticket.
Vertraulichkeit
Das 3-Stufen-Modell klassifiziert jede Kommunikation als Öffentlich, Intern oder Vertraulich. Vertrauliche Inhalte werden automatisch aus externen Kanälen gefiltert. Jede E-Mail, jede Freigabe wird 365 Tage lang im Audit-Trail protokolliert.
Kapitel 6
Marketing & SEO
SEO-Monitoring
Rankings für 500+ Keywords werden täglich aktualisiert (DataForSEO). GSC-Daten (Clicks, Impressions, CTR, Position) und GA4-Traffic werden automatisch in Postgres synchronisiert. Alerts bei signifikanten Ranking-Veränderungen.
Content-Pipeline
Von der Keyword-Recherche über KI-Texterstellung bis zur Veröffentlichung: 8 spezialisierte Skills arbeiten zusammen. Jeder Artikel durchläuft mindestens 2 Expert:innen-Reviews und den 22-Punkt QA-Gate vor Veröffentlichung.
LinkedIn-Strategie
LinkedIn-Content wird im Sprint geplant: Quartalsstrategie → Sprint-Briefing → Post-Erstellung → Grafik-Prompts → Veröffentlichung → Performance-Tracking. Unterschiedliche Stile für Corporate- und persönliche Accounts.
Kapitel 7
Dozenten & Netzwerk
Dozenten-Verwaltung
Alle Dozenten mit Profil, Expertise-Tags, Verfügbarkeit, Honorarsätzen und Bewertungen. Automatische Ausschreibungen an passende Dozenten bei neuen Events. Workload-Monitoring verhindert Überlastung.
Verträge & Signaturen
Digitale Verträge werden über DocuSeal erstellt und mit rechtsgültiger elektronischer Signatur versehen. 2FA-geschützt. Der gesamte Prozess — von Erstellung über Signatur bis Archivierung — ist automatisiert.
Kapitel 8
System & Technik
Architektur
SIAI läuft auf 8 Docker-Containern auf einem Hetzner-Server: n8n (Workflows), Postgres (Datenbank), Redis (Cache), Qdrant (Vektor-Suche), DocuSeal (Signaturen), Umami (Analytics). Cloudflare sorgt für Edge-Distribution, Workers und Pages.
Monitoring
Der Health-Monitor prüft alle 5 Minuten 7 Systemkomponenten. Der Error-Watchdog erkennt fehlgeschlagene Workflows und benachrichtigt automatisch. Der Nightly-Audit prüft Dependencies, rotiert State-Files und scannt auf Vulnerabilities.
Sicherheit
Alle Passwörter mit PBKDF2-SHA256 (100.000 Iterationen). JWT-Sessions mit 24h Ablauf. Cloudflare Zero-Trust vor allen Endpoints. Vaultwarden für Secrets. DSGVO-konforme Datenverarbeitung mit Consent-Management.
Backups
Automatische Postgres-Dumps, Config-Backups und State-Archivierung. 14+ Tage Uptime ohne Unterbrechung. Disk-Monitoring bei 57% Auslastung. Git-basierte Versionierung aller Konfigurationen.
Kapitel 9
Häufige Fragen
Wo finde ich das Dashboard?
Das Dashboard ist erreichbar unter review.seminar-institut.de/dashboard-v3/heute. Verwendet euren Benutzernamen und das zugewiesene Passwort.
Was tun bei einem vergessenen Passwort?
Kontaktiert Ali Reza für einen Passwort-Reset. Der Reset-Link wird an eure hinterlegte E-Mail-Adresse gesendet und ist 1 Stunde gültig.
Wie erstelle ich ein Angebot?
In SeaTable unter "Angebote" → Neuer Eintrag. Füllt die Pflichtfelder aus (Firma, Kontakt, Thema, Preis). Das System generiert automatisch die Angebotsnummer und erstellt die PDF.
Was passiert bei einer Stornierung?
Der Stornierungsworkflow wird automatisch ausgelöst: Buchung storniert → Gutschrift erstellt → Platz freigegeben → Warteliste benachrichtigt (wenn aktiviert) → Statistik aktualisiert.
Wie funktioniert die KI-E-Mail?
Eingehende Mails werden von Claude AI analysiert. Die KI erstellt einen Antwort-Entwurf, der im Ticket-System erscheint. Ein Mensch prüft den Entwurf und kann ihn anpassen, bevor er versendet wird. Die KI lernt aus Korrekturen.
Wer hat Zugriff auf was?
Admin: Voller Zugriff. Operator: CRM, Events, Finanzen, Feedback. Alle Zugriffe werden im Audit-Log protokolliert. Vertrauliche Inhalte werden automatisch gefiltert.
Noch Fragen?
Nutzt die Suchfunktion oben oder kontaktiert Ali Reza direkt.