Robotic Process Automation (RPA)

Robotic Process Automation (RPA) ermöglicht es Unternehmen, repetitive digitale Aufgaben durch Softwareroboter automatisieren zu lassen. Anders als physische Roboter in der Fertigung agieren RPA-Bots im digitalen Raum: Sie öffnen Anwendungen, lesen und schreiben Daten, klicken durch Formulare und lösen Folgeaktionen aus, genau so wie ein Mensch es tun würde, nur schneller und ohne Unterbrechungen.

Bedeutung und Definition von RPA

RPA steht für Robotic Process Automation, auf Deutsch robotergestützte Prozessautomatisierung. Die drei Bestandteile des Begriffs erklären das Prinzip:

• Robotic: Gemeint ist ein Softwareroboter (Bot), also ein Programm. Eine Maschine oder Hardware ist nicht beteiligt.
• Process: Automatisiert wird ein Geschäftsprozess oder ein Teilschritt davon, etwa das Erfassen einer Rechnung.
• Automation: Der Bot führt die Schritte selbstständig nach festen Regeln aus.

Kurz gefasst: RPA ist Software, die regelbasierte Arbeitsschritte an Bildschirmarbeitsplätzen so nachahmt, wie ein Mensch sie mit Maus und Tastatur ausführen würde.

Warum RPA in vielen Unternehmen Einzug hält

Unternehmen haben oft eine Vielzahl von Systemen, die nicht miteinander kommunizieren. Daten werden manuell von einem System ins nächste übertragen, Formulare werden wiederholt ausgefüllt, Reports werden händisch zusammengestellt. Diese Tätigkeiten binden Kapazitäten, sind fehleranfällig und bieten keine inhaltliche Wertschöpfung.

RPA setzt genau hier an. Ohne tiefe IT-Integration lassen sich solche Prozesse automatisieren, indem Bots auf bestehenden Oberflächen arbeiten. Das macht die Einführung im Vergleich zu klassischen Integrationsprojekten schneller und kostengünstiger.

Arten von RPA

In der Praxis werden drei Betriebsarten unterschieden:

• Attended RPA (begleitete Automatisierung): Der Bot läuft auf dem Arbeitsplatzrechner und wird von einer Person gestartet, etwa um während eines Telefonats Daten aus mehreren Systemen zusammenzuführen.
• Unattended RPA (unbegleitete Automatisierung): Der Bot arbeitet ohne menschliches Zutun auf einem Server, ausgelöst durch einen Zeitplan oder ein Ereignis, zum Beispiel nachts bei der Verarbeitung eines Datenimports.
• Hybrid RPA: Kombination beider Formen, bei der Mensch und Bot einen Prozess gemeinsam abarbeiten und sich Aufgaben übergeben.

Davon abzugrenzen ist die kognitive RPA, auch intelligente Prozessautomatisierung genannt, die klassische Bots um KI-Fähigkeiten ergänzt (siehe unten).

Typische Aufgaben und Einsatzbereiche

RPA übernimmt Aufgaben, die oft vorkommen, klar geregelt sind und digital vorliegende Daten nutzen. Typische Beispiele nach Bereichen:

Bereich	Beispiele für RPA-Aufgaben
Finanzen und Buchhaltung	Eingangsrechnungen erfassen, Zahlungseingänge abgleichen
Personal	Stammdaten neuer Beschäftigter anlegen, Zeitdaten übertragen
Einkauf und Logistik	Bestellungen anlegen, Lieferstatus abfragen
Vertrieb und Kundenservice	Auftragsdaten ins ERP übernehmen, Standardanfragen vorsortieren
Banken und Versicherungen	Antragsdaten übertragen, Meldungen erzeugen

Wo RPA stark ist und wo es Grenzen hat

Stärken: Volumenstärke, regelbasierte Prozesse mit wenig Varianz. Systeme, die keine APIs anbieten. Schnelle Automatisierung ohne IT-Ressourcen zu binden. Hohe Genauigkeit bei der Ausführung definierter Schritte.

Grenzen: RPA kann keine Entscheidungen unter Unsicherheit treffen. Sobald ein Prozess Ausnahmen, unstrukturierte Daten oder menschliches Urteilsvermögen erfordert, stößt klassisches RPA an seine Grenzen. Auch Änderungen in der Benutzeroberfläche der genutzten Systeme können Bots außer Betrieb setzen.

RPA und Künstliche Intelligenz

Die Grenzen von RPA werden zunehmend durch den Einsatz von KI-Komponenten erweitert. Intelligente Prozessautomatisierung (IPA) kombiniert RPA mit Technologien wie Natural Language Processing, Dokumentenerkennung oder Machine Learning. So können auch Prozesse automatisiert werden, die zuvor menschliches Eingreifen erforderten, etwa das Lesen und Verarbeiten von unstrukturierten E-Mails oder gescannten Dokumenten.

Auch Chatbots und RPA werden häufig verbunden. Der Chatbot führt den Dialog mit der anfragenden Person und erfasst ihr Anliegen, der RPA-Bot erledigt im Hintergrund die eigentlichen Systemschritte, etwa eine Adressänderung im Kundenstamm. Das Seminar Intelligente Prozessautomatisierung zeigt, wie sich Automatisierungspotenziale systematisch identifizieren lassen und wie ein IPA-Projekt von der Prozessanalyse bis zur Umsetzung geführt wird.

RPA-Software und Anbieter

RPA wird über spezialisierte Plattformen umgesetzt. Sie bestehen meist aus einem Entwicklungswerkzeug, in dem Abläufe per Aufzeichnung oder grafischem Baukasten modelliert werden, den ausführenden Bots und einer zentralen Steuerung für Zeitpläne, Rechte und Protokolle. Bekannte Anbieter sind etwa UiPath, Automation Anywhere, SS&C Blue Prism und Microsoft mit Power Automate. Bei der Auswahl hilft die Frage, welche Systeme angebunden werden sollen, wer die Bots baut und wer sie im Betrieb wartet.

Erfolgsfaktoren bei der Einführung

Die Auswahl des richtigen Prozesses ist entscheidend. Schlecht definierte oder instabile Prozesse zu automatisieren führt zu fehleranfälligen Bots, die ständig gewartet werden müssen. Erfolgreiche RPA-Projekte beginnen mit einer sorgfältigen Prozessanalyse und wählen Automatisierungskandidaten nach klaren Kriterien aus.

Ebenso wichtig: die frühzeitige Einbindung der Mitarbeitenden, deren Aufgaben sich verändern werden. RPA, das als Bedrohung erlebt wird, erzeugt Widerstand. RPA, das transparent als Entlastung kommuniziert wird, findet Akzeptanz.

Einordnung in die digitale Transformation

RPA ist kein Allheilmittel für Digitalisierung, aber ein wirksames Instrument für einen bestimmten Einsatzbereich. In einer umfassenden Digitalisierungsstrategie ergänzt RPA andere Ansätze wie Systemintegration, Prozessoptimierung und datenbasierte Entscheidungsfindung. Wer RPA isoliert einführt, ohne die Prozesslandschaft zu überdenken, automatisiert unter Umständen Ineffizienzen, anstatt sie zu beseitigen.