Wir kennen ihn doch alle, diesen Moment, in dem es sich anfühlt, als hätte der Tag einfach zu wenig Stunden. Wenn das Telefon klingelt, während wir drei wichtige E-Mails parallel beantworten und mit den Gedanken eigentlich schon ganz woanders sind – bei all den Aufgaben nämlich, die uns nicht nur heute, sondern die ganze Woche über auf Trab halten werden.
In arbeitsintensiven Phasen wie diesen gilt jedoch: Effizientes Zeitmanagement ist die halbe Miete. Wer anstehende Tasks strategisch verteilt, kommt schließlich nicht nur schneller voran, sondern bleibt dabei auch entspannter. In Zeiten, in denen die Arbeitsbelastung in vielen Berufen stetig steigt, ist das eine wichtige Fähigkeit. Wir helfen Ihnen dabei, sie zu trainieren. In diesem Beitrag stellen Ihnen die Experten von SEMINAR-INSTITUT drei praxiserprobte Zeitmanagement-Tricks vor, mit denen Sie das Stresslevel im Arbeitsalltag gezielt reduzieren können.
Perspektivenwechsel: Es fehlt Ihnen gar nicht an Zeit!
Falls Sie jetzt befürchten, dass wir Ihnen hier mit „der Tag hat für alle nur vierundzwanzig Stunden“ kommen: Das ist keineswegs unsere Absicht. Ja, der Tag ist für alle gleich lang – aber über wie viel davon wir tatsächlich frei verfügen können, variiert. Fach- und Führungskräfte, die über Wochen und Monate hinweg ein enormes Stundenpensum bewältigen, betreiben meist Raubbau an ihren persönlichen Ressourcen. Oder sie arbeiten nicht allein. Wer sich z.B. dank Homeoffice den Arbeitsweg sparen kann oder Haushalt und Care-Arbeit nicht allein schultern muss, kann tatsächlich mehr von seinen vierundzwanzig Stunden in Arbeit investieren als andere, ohne damit einen Burnout zu riskieren.
Dieser Beitrag ist daher nicht als der Versuch zu verstehen, ein Zeitmanagement-Modell aufzuzeigen, das den Anforderungen jedes Berufs gerecht wird. Erstens gibt es das nicht – Zeitmanagement ist ein hochgradig individuelles Thema, bei den es neben den individuellen Rahmenbedingungen im Arbeitsalltag auch persönliche Stärken und Schwächen, Gewohnheiten und Vorlieben zu beachten gilt. Und zweitens wollen wir Sie viel lieber dazu einladen, Ihre Stärken als solche anzuerkennen.
In erstaunlich vielen Fällen ist Zeitmanagement nämlich gar keine Frage der verfügbaren Ressourcen, sondern vielmehr eine Frage der Effizienz, mit der Sie Ihre Ressourcen nutzen können. Hier sind drei Zeitmanagement-Tipps, bei denen es nicht darum geht, an der Uhr zu drehen.
1. Zeitmanagement-Trick #1: Richten Sie den Fokus auf Tagesaufgaben
Hand aufs Herz: To-do-Listen sind ausgesprochen praktisch. Sie verhindern, dass wir im Trubel des Arbeitsalltags einzelne Tasks vergessen, und sie können uns auch dabei helfen, Fortschritte zu visualisieren. Sie können aber auch ganz schön unübersichtlich sein. Insbesondere nach Abwesenheit – sei es nach dem Urlaub oder nach dem Wochenende – sind To-do-Listen oft so überladen, dass allein schon der Anblick demotivierend wirkt.
Aus diesem Grund lohnt es sich, nicht nur zum Start in die neue Woche eine Liste aller anstehenden Aufgaben zu schreiben, sondern diese auch jeden Morgen einmal schnell zu priorisieren: Was muss wirklich zeitnah erledigt werden? Diese Tasks landen auf einer separaten Tagesliste – und sobald die geschrieben ist, wandert die Wochenliste in eine Schublade, denn wenn wir nicht die Arbeit der ganzen Woche vor uns sehen, sondern nur die Aufgaben für die nächsten acht Stunden, wird es schon gleich viel übersichtlicher. Was am Ende des Tages noch nicht erledigt ist, wird zurück auf die Wochenliste verschoben und am nächsten Morgen mit entsprechend hoher Priorität auf die neue Tagesordnung gesetzt.
Zeitmanagement-Trick #2: Erledigen Sie Drei-Minuten-Aufgaben gebündelt
Von der Mail an den Kollegen über das Abheften neuer Belege bis hin zur wöchentlichen Sicherungskopie wichtiger Dateien: Es gibt viele Aufgaben, die wirklich schnell erledigt sind, in drei Minuten oder weniger. Und die allermeisten davon sind nicht so wichtig, dass sie keine zwei Stunden warten können. Das mag trivial klingen, ist aber in Sachen Zeitmanagement ein wichtiger Faktor, denn wenn wir Drei-Minuten-Aufgaben erledigen, wann immer sie auftauchen, geht das meist zulasten der arbeitsintensiveren (und oft wichtigeren) Tasks, die sich konzentriert viel schneller abschließen lassen, als wenn wir sie immer wieder unterbrechen.
Daher lohnt es sich, neben der regulären To-do-Liste noch eine zweite Liste zu führen, auf der alle kleinen Aufgaben gesammelt werden, die parallel zum eigentlichen Tagesgeschäft so anfallen. Sie werden einmal, maximal zweimal am Tag gebündelt erledigt, am besten dann, wenn ohnehin gerade die Luft raus ist und ein bisschen Abwechslung guttut. Wer’s gern ein bisschen sportlicher mag, kann sich dafür sogar einen Timer stellen und herausfinden, wie viele kleine Aufgaben sich in einem dafür reservierten Zeitfenster von fünfzehn oder zwanzig Minuten erledigen lassen.
Zeitmanagement-Trick #3: Stellen Sie Wecker für wichtige Termine
Einer der größten Zeiträuber ist – ironischerweise – oft Teil der Zeitmanagement-Strategie: Der ständige Blick auf die Uhr. Wer seine Arbeit immer wieder unterbrechen muss, um sicherzustellen, dass alle Deadlines eingehalten werden und kein wichtiger Termin verpasst wird, kann schließlich auch nicht wirklich in den Flow kommen. Und das hat zur Folge, dass ausgerechnet unter Zeitdruck oft das Zeitmanagement einen Teil der ohnehin knappen Ressourcen bindet.
Aus diesem Grund kann es gerade in arbeitsintensiven Phasen sinnvoll sein, einen Teil des Zeitmanagements zu automatisieren. Es gibt wichtige Termine, die Sie wahrnehmen müssen? Stellen Sie sich einen Wecker, der Sie daran erinnert – idealerweise mit ein paar Minuten Vorlauf, damit Sie in aller Ruhe aus der Arbeit, in die sie sich bis dahin vertiefen, wieder auftauchen können. So können Sie sich voll und ganz auf andere Tasks konzentrieren, bis das nächste Klingeln Sie daran erinnert, dass es an der Zeit ist, eine ganz spezifische Aufgabe in Angriff zu nehmen.
Mehr Zeit für das, was Sie voranbringt: Zeitmanagement-Seminare von SI
Ganz gleich, ob Sie mehr aus Ihrer Zeit machen oder das Stresslevel im Beruf nachhaltig reduzieren möchten: Den Grundstein dafür legen Sie in unserem Seminar „Persönlichkeits- und Zeitmanagement“.. In diesem Grundlagenseminar zum Thema Zeitmanagement üben Sie sich darin, Relevanz und Priorität anstehender Aufgaben realistisch einzuschätzen. Außerdem den Weg zum Ziel so zu planen, dass Sie möglichst konzentriert arbeiten können. Ideal für Führungskräfte – und für alle, die sich ganz praxisorientiert mit dem Thema Zeitmanagement beschäftigen möchten.
Darüber hinaus bieten wir spezialisierte Zeitmanagement-Seminare für Fach- und Führungskräfte an, deren Arbeitsalltag sich durch ein hohes Terminaufkommen und eine Vielzahl organisatorischer Tasks auszeichnet. In unserem Seminar „Intelligentes Zeitmanagement als Verkäufer“ beleuchten wir das Thema Zeitmanagement z.B. aus Perspektive des Vertriebs, während in unserem Seminar „Persönlichkeits- und Zeitmanagement für Assistenz und Sekretariat“ die organisatorischen Aufgaben im Mittelpunkt stehen, die es in Büro und Assistenz zu bewältigen gibt. Gemeinsam mit unseren Experten unterziehen Sie hier bestehende Workflows einer kritischen Evaluation und machen sich mit Zeitmanagement-Techniken vertraut, die Ihnen die Arbeit erleichtern.
