Eventmanagement
Professionelle Planung, Organisation und Durchführung von Firmenveranstaltungen von der Zielsetzung bis zur Post-Event-Analyse.
Eventmanagement bezeichnet die systematische Planung, Organisation und Umsetzung von Veranstaltungen. Es verbindet Projektmanagement-Kompetenz mit Kreativität, Verhandlungsgeschick und der Fähigkeit, unter Druck lösungsorientiert zu handeln.
Definition: Was ist Eventmanagement?
Eventmanagement (auch Veranstaltungsmanagement) umfasst alle Aufgaben, die nötig sind, damit eine Veranstaltung ihr Ziel erreicht: von der Konzeption über Budget, Location und Dienstleister bis zur Auswertung nach dem Event. Im Unternehmenskontext spricht man auch von Business Event Management oder Corporate Event Management. Gemeint sind Veranstaltungen, die ein Unternehmen für Belegschaft, Kund:innen, Partner oder Öffentlichkeit ausrichtet. Organisiert werden sie von einer internen Eventabteilung, von Assistenz und Marketing oder von einer beauftragten Agentur.
Arten von Events im B2B-Kontext
Veranstaltungen lassen sich nach Zielgruppe, Zweck und Format unterscheiden:
- Interne Events: Mitarbeiterveranstaltungen, Teambuilding, Führungskräftekonferenzen, Jahrestagungen, Kick-off-Meetings
- Externe Events: Produktlaunches, Kundentage, Fachmessen und Kongresse
- Weiterbildungsformate: Seminare, Workshops, Trainings und Inhouse-Schulungen mit eigenem Anspruch an Raum, Technik und Teilnehmendenbetreuung
- Hybrid-Events: Kombination aus Präsenz und Live-Streaming für verteilte Zielgruppen
- Virtuelle Events: Webinare, Online-Konferenzen und digitale Messen
- MICE-Formate: Meetings, Incentives, Conferences, Exhibitions. Die klassische Einteilung der B2B-Eventbranche
Die Art des Events bestimmt die Planung. Eine Fachkonferenz braucht ein Programm mit Referierenden und eine verlässliche Technik, ein Incentive lebt von Erlebnis und Gastgeberqualität, ein Seminar von Raumgröße, Tagungspauschale und Ruhe zum Arbeiten.
Die vier Phasen des Eventmanagements
- Konzeptionsphase: Ziele definieren, Zielgruppe und Format bestimmen, Budget-Rahmen festlegen und Konzept entwickeln
- Planungsphase: Location, Catering, Technik, Referent:innen und externe Dienstleister koordinieren, mit klarem Projektplan und Meilensteinstruktur
- Durchführungsphase: Ablauf steuern, Team koordinieren, Gäste begleiten und in Echtzeit auf Abweichungen reagieren
- Nachbereitungsphase: Feedback auswerten, Learnings dokumentieren, Erfolg messen und Kosten-Abschluss erstellen
Wichtige Begriffe aus dem Eventmanagement
| Begriff | Bedeutung |
|---|---|
| Briefing | Auftragsbeschreibung mit Ziel, Zielgruppe, Rahmen und Budget, Grundlage für jedes Konzept |
| Optionierung | Unverbindliche Vorreservierung einer Location oder eines Zimmerkontingents bis zu einem vereinbarten Datum |
| Abrufkontingent | Zimmerkontingent in einem Hotel, aus dem Gäste bis zu einem Stichtag buchen können |
| Rooming List | Liste, welche Gäste in welchen Zimmern zu welchen Daten übernachten |
| Tagungspauschale | Paketpreis pro Person und Tag für Raum, Grundtechnik, Pausenverpflegung und Mittagessen |
| Stornostaffel | Vertraglich festgelegte Stornogebühren, die steigen, je näher der Veranstaltungstermin rückt |
| Regieplan (Run of Show) | Minutengenauer Ablaufplan mit Zuständigkeiten für Bühne, Technik und Programm |
| Debriefing | Strukturierte Nachbesprechung im Team und mit Dienstleistern nach dem Event |
Erfolgsfaktoren
Klare Zieldefinition zu Beginn ist der wichtigste Erfolgsfaktor. Ein Event ohne definiertes Ziel kann nicht gemessen werden. Dazu kommen ein durchdachtes Ablaufprogramm mit ausreichend Puffern, ein verlässlicher Lieferanten-Pool und eine erfahrene Projektleitung, die auch unter Druck Überblick behält.
Wer Veranstaltungen regelmäßig verantwortet, profitiert von einem methodischen Rahmen. Das Seminar Veranstaltungsmanagement / Eventmanagement behandelt die Eventplanung von Budget und Location-Management bis zur Post-Event-Analyse.
Budgetkontrolle als kritische Funktion
Kostenüberschreitungen entstehen fast immer durch ungenügend geplante Puffer und nachträgliche Leistungsänderungen ohne Kostenprüfung. Ein professionell aufgestelltes Veranstaltungsbudget enthält einen Puffer von zehn bis fünfzehn Prozent für unvorhergesehene Ausgaben. Ebenso wichtig ist der Blick in die Verträge: Optionsfristen, Mindestabnahmen und Stornostaffeln entscheiden darüber, welche Kosten bei einer Verschiebung oder geringeren Teilnehmendenzahl tatsächlich anfallen.