Stellen Sie sich vor, Sie fahren mit geschwärzter Windschutzscheibe Auto. Wie es auf der Straße aussieht, ob, wo und wie schnell andere Verkehrsteilnehmer unterwegs sind und wohin Sie überhaupt fahren: All das können Sie nicht mit Gewissheit sagen. Den einzigen Hinweis darauf, dass Sie sich überhaupt bewegen, geben Tacho und Kilometerstand.
Eine ausgesprochen unangenehme Vorstellung, finden Sie nicht auch? So oder so ähnlich fühlen sich unternehmerische Entscheidungen an, wenn kein belastbares Controlling im Hintergrund arbeitet. Man weiß ungefähr, wohin man will, hat ein Gefühl für Geschwindigkeit – doch es fehlt die klare Sicht auf die Prozesse.
Controlling ist das Navigationssystem hinter guten Richtungsentscheidungen, ein strategisches Werkzeug, das Prozesse sichtbar und Erfolge messbar macht. Und das Beste: Man muss kein hauptberuflicher Controller sein, um davon zu profitieren. Die Experten von SEMINAR-INSTITUT erleben es regelmäßig: Wer einmal gelernt hat, die Sprache der Kennzahlen zu verstehen, erkennt neue Zusammenhänge – ob im Vertrieb, im Einkauf oder im Personalwesen. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, was Controlling eigentlich ist und weshalb sich gute Controlling-Kenntnisse in ganz unterschiedlichen Bereichen eines Unternehmens bezahlt machen.
Was ist Controlling? Ein kleiner Überblick
Im Gabler Wirtschaftslexikon heißt es nüchtern: „Controlling ist ein Teilbereich des unternehmerischen Führungssystems, dessen Hauptaufgabe die Planung, Steuerung und Kontrolle aller Unternehmensbereiche ist. Im Controlling laufen die Daten des Rechnungswesens und anderer Quellen zusammen.“[1] Klingt abstrakt? Das Gegenteil ist der Fall: Controlling ist ein Prozess, der darauf abzielt, betriebliche Entscheidungen auf eine belastbare Grundlage zu stellen. Das geschieht durch systematische Analyse, durch die Auswahl passender Kennzahlen und durch das strukturierte Gegenüberstellen von Soll- und Ist-Zustand. Wer erfolgreich wirtschaften will, braucht Orientierung – und Controlling liefert die Daten dafür.
In der klassischen Organisationsstruktur ist Controlling daher meist als eigene Abteilung dem Finanzbereich zugeordnet. Aber das greift oft zu kurz. Gerade im Mittelstand oder in Unternehmen, die agile Methoden nutzen, um Projekte und Produkte zu entwickeln, ist Controlling längst kein abgeschotteter Bereich mehr, sondern wird funktionsübergreifend eingesetzt.
Deshalb lohnt sich der Blick über den Tellerrand: Zwar gehört Controlling nicht zu den typischen „BWL-Basics“, wie sie in unserem Einstiegsseminar sowie den Kursen für Führungskräfte, Personaler, Techniker und Assistenten vermittelt werden. Aber ein solides betriebswirtschaftliches Grundverständnis ist oft die Eintrittskarte in diesen ebenso anspruchs- wie wertvollen Bereich. Wer etwa Deckungsbeitrag, Kostenartenrechnung oder Wertschöpfungskette verstanden hat, tut sich im Controlling deutlich leichter – unabhängig von der eigenen Rolle im Unternehmen. Es lohnt sich also, beide Themen in Kombination zu denken, z. B. im Sinne einer Reskilling-Strategie, die den Einstieg ins Controlling ermöglicht.
Was Controlling sichtbar macht: Drei Beispiele aus der Praxis
Controlling bringt Ordnung in die Zahlenwelt und erlaubt es, strategische Fragen mit betriebswirtschaftlicher Klarheit zu beantworten: Was funktioniert? Was kostet es? Und wo liegen versteckte Potenziale? All das und mehr wird mit den Methoden des Controllings sicht- und messbar.
Die Experten von SEMINAR-INSTITUT präsentieren Ihnen im Folgenden drei Fallbeispiele, die verdeutlichen, wie Controlling als Werkzeug in unterschiedlichen Bereichen eingesetzt werden kann: im Vertrieb, im Einkauf und im Personalwesen.
Fallbeispiel 1: Vertriebscontrolling
Vertriebscontrolling zielt darauf ab, die Aktivitäten im Verkauf messbar und steuerbar zu machen. Es geht um Fragen wie: Welche Produkte oder Dienstleistungen bringen den höchsten Deckungsbeitrag? Welche Kundengruppen sind besonders profitabel? Und wie entwickeln sich Conversion Rates oder durchschnittliche Verkaufszyklen? Wer über diese Informationen verfügt, kann schließlich auch faktenbasierte Entscheidungen ergreifen.
Stellen wir uns z.B. ein mittelständisches Unternehmen aus dem Maschinenbau vor, das seinen Umsatz steigern möchte. Es wird nun mit den Methoden des Controllings analysiert: Welche Produkte generieren den höchsten Deckungsbeitrag? Welche laufen mengenmäßig besonders gut? Die Auswertung zeigt: Zwei Produkte schneiden in beiden Kategorien überdurchschnittlich ab. Künftig setzt das Unternehmen hier gezielt Vertriebsressourcen ein, entwickelt passgenaue Marketingmaßnahmen und schult den Außendienst genau auf diese Produktgruppe. Der Erfolg ist messbar. Der Umsatz wächst und – noch wichtiger – die Gewinnmarge steigt.
Fallbeispiel 2: Einkaufscontrolling
Auch im Einkauf lässt sich viel bewegen, wenn man weiß, wohin man schauen muss. Das Einkaufscontrolling untersucht, wie sich die Materialkosten entwickeln. Ob es saisonale Schwankungen gibt. Wo unnötige Logistikkosten entstehen. Und wie performant einzelne Lieferanten sind.
Denken wir etwa an ein Handelsunternehmen, das gerade einen neuen Kostenvoranschlag von einem seiner wichtigsten Lieferanten erhalten hat. Die Stückpreise steigen – und das bedeutet, dass die Marge unter Druck gerät. Den Lieferanten zu wechseln ist keine Option. Was nun? Statt an der Preisschraube zu drehen, entscheidet sich die Geschäftsführung für eine Analyse der Lieferkette. Das Controlling-Team untersucht dafür sämtliche Kostenpositionen rund um Einkauf, Lagerung und Versand. Dabei zeigt sich: Der größte Hebel liegt gar nicht beim Stückpreis, sondern bei Verpackung und Fracht. Durch die Einführung standardisierter Verpackungsgrößen und den Wechsel zu einem effizienteren Logistikpartner kann das Unternehmen seine Kosten erheblich senken. Und die Marge? Die bleibt nicht nur stabil, sondern wächst sogar. Controlling macht’s möglich.
Fallbeispiel 3: Personalcontrolling
Ein dritter Bereich im Unternehmen, in dem das Controlling zunehmend an Bedeutung gewinnt, sind die Human Resources. Gerade dort, wo es nicht nur um ‚Kosten pro Kopf‘ geht, sondern um strategische Fragen der Arbeitgeberattraktivität, Fluktuation oder Produktivität, kann geschicktes Personalcontrolling dazu beitragen, Chancen und Risiken für die langfristige Personalentwicklung sichtbar zu machen. Typische Kennzahlen für das Controlling in den Human Resources betreffen daher z.B. Krankenstand, Fortbildungskosten, Altersstruktur und Time-to-Hire.
Was das in der Praxis aussehen kann? Stellen wir uns IT-Unternehmen vor, das von seinem Betriebsrat den Vorschlag erhält, eine firmeneigene Kinderbetreuung direkt am Standort einzurichten, um die Vereinbarkeit von Beruf und Familie zu verbessern. Die Personalabteilung ist interessiert, aber auch skeptisch. Würde sich diese Investition rentieren? Also bezieht sie das Controlling ein. Die Analyse zeigt: Zahlreiche Fach- und Führungskräfte arbeiten derzeit in reduzierter Teilzeit, weil externe Kitas keine Ganztagsbetreuung anbieten. Eine betriebsinterne Lösung würde ermöglichen, dass viele ihre Stunden wieder aufstocken – ohne zusätzliches Recruiting. Die erwarteten positiven Effekte auf Bindung und Produktivität überwiegen die Investitionskosten. Nach erfolgreicher Controlling-Analyse gibt die Geschäftsführung daher grünes Licht für das Projekt.
Ihr Einstieg ins Controlling – mit SEMINAR-INSTITUT
Controlling klingt nach einem Tool, das Sie im Arbeitsalltag gut gebrauchen könnten? Die Experten von SEMINAR-INSTITUT zeigen Ihnen, wie Sie die Methoden des Controllings auf Ihren Aufgabenbereich im Unternehmen anwenden. Denn eines ist steht fest: Wer seine Zahlen versteht, steuert besser – und entscheidet klüger.
Allen Fach- und Führungskräften, die sich zum ersten Mal mit diesem Thema beschäftigen, bietet unser Seminar „Controlling Grundlagen“ eine praxisorientierte Einführung. Hier lernen Sie die Ziele und Aufgaben des Controllings kennen und verschaffen sich einen Eindruck von den möglichen Einsatzbereichen im Unternehmen. Sie wissen bereits, auf welchen Bereich Sie Controlling-Methoden anwenden möchten? Dann finden Sie in unserem Themenkreis Controlling eine Auswahl spezialisierter Controlling-Weiterbildungen, z. B. das Seminar „Einkaufscontrolling“ oder das Seminar „Controlling im Vertrieb“.
[1] Weber, J. (2019): Controlling. In Gabler Wirtschaftslexikon, Revision vom 15.07.2019. Abgerufen am 13.07.2025 unter https://wirtschaftslexikon.gabler.de/definition/controlling-30235/version-370809